För några veckor sedan ställde jag över alla mina e-postkonton utom ett till GMail. Det sista tänker jag behålla för ämnen som jag inte vill exportera utom landet eller för den delen utsätta för Google-indexering. Lite propellerhuvud måste man få lov att vara, men staniolfoliehatten har jag återvunnit sedan länge.
Jag såg massor med fördelar med att samla ihop all e-post på en plats. All e-post skulle nu få en likvärdig behandling, samma spamfilter skulle nu tillämpas på alla konton, e-posten skulle vara tillgänglig för mig från alla uppkopplade datorer – utan inloggning på flera olika konton. Jag eftersträvade GMails trådsortering av meddelanden där alla separata e-postmeddelanden i ett och samma ämne samlas ihop i en enda lång sammahållen tråd. Jag såg framför mig en ökad effektivitet och mindre bök med sortering.
Jag hade fel.
Resultatet har blivit att all e-post har blivit lika synlig, att jag har svårare att vikta mellan olika e-postmeddelanden. Nyhetssammanfattningen från CNet får samma dignitet som mailet från en kund. Mejlen från olika e-postlistor får samma dignitet som kalenderpåminnelser. Frågor från kollegor ser exakt lika viktiga ut som meddelanden om inkomna kommentarer på mina bloggar… Istället för att ha ett tiotal olika e-postkorgar att sortera mellan har jag nu en lång lista med mail som bara växer och växer.
Felet ligger kanske i att jag strax efter ihopsamlandet åkte på en veckas semester och knappt alls läste mail under tiden. Det ledde till att jag vid hemkomsten hade 769 olästa e-posttrådar i inkorgen. Märk väl, trådar, inte meddelanden. Vissa av dessa trådar innehöll i sin tur ett trettiotal meddelanden. Kanske hade jag uppemot 3500 mail i inkorgen, och detta trots att jag hade meddelat alla närmare bekanta att jag skulle vara borta, och inte läsa mina mail under bortavaron.
Första åtgärden blev att söka upp alla meddelanden från e-postlistor där jag inte är så aktiv, märka upp dem, och arkivera dem för eventuell senare läsning. Alla nyhetsbrev och nyhetsflashar åkte olästa in i arkivet de också. Samma sak med meddelanden om kommentarsaktivitet på bloggarna. (Dessa kunde jag ta itu med på själva bloggarna.) Sedan sökte jag rätt på mail där jag bara var kopierad som cc-adressat, skummade rubrikerna och arkiverade allt som inte såg viktigt ut.
Sedan återstod 320 olästa trådar. Därmed kände jag mig nöjd och lämnade e-postrensningarna.
Nästa morgon hade jag återigen 550 olästa trådar i GMail-kontot, och sedan dess har jag fortsatt att hålla en ojämn kamp mot tiden och e-postfloden. Just nu har jag 518 olästa trådar som pockar på min uppmärksamhet och jag vågar inte tänka på vad som finns där i.
Mitt nästa steg ska bli att försöka hitta ytterligare effektivitetstips för GMail. För jag tror fortfarande att jag har gjort ett vettigt val. Matt Cutts, som säkerligen har en ännu värre e-postflod än vad jag har, tipsade härom dagen om ett sätt att ytterligare sortera posten i Gmail. Det får bli nästa steg.
Hur gör ni? Någon som har fler bra tips?
Eller tillhör ni den nya generationen, som inte använder e-post utan för alla viktiga diskussioner via IM-konton som MSN IM, GoogleTalk eller Skype?
En fråga som inställer sig hos mig är hur bra den e-postmarknadsföring som jag ju faktiskt fortfarande är en ivrig förespråkar av, fungerar i en värld där man försöker nå folk i min situation.